Autenticazione firma: come si fa, a che serve e valore legale

Pubblicato il 19 Novembre 2020 alle 12:14 Autore: Claudio Garau
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Autenticazione firma: come si fa, a che serve e valore legale

In alcune situazioni che hanno rilievo per il diritto, è necessaria l’autenticazione firma o autentica di firma, ovvero una operazione ulteriore rispetto alla mera e semplice sottoscrizione di un un qualche documento. Vediamo dunque di seguito, più nel dettaglio, cosa è opportuno ricordare in proposito.

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Autenticazione firma: di che cosa si tratta?

Spiegare in che cosa consiste un’autenticazione firma, non è operazione complessa. Infatti, altro non è che un’attestazione che viene fornita da un pubblico ufficiale e che comprova che la sottoscrizione (cioè la firma) in calce, ovvero in fondo o al termine di un certo documento, è stata inserita in sua presenza, e a seguito dell’accertamento dell’identità della persona che ha firmato il documento stesso. In buona sostanza, l’autenticazione firma dimostra che la firma immessa è autentica o vera.

Il DPR n. 445 del 2000, che include regole in materia di documentazione amministrativa, è rilevante sul piano della casistica in cui bisogna rispettare l’obbligo di autenticazione firma. Oggi abbiamo che per una serie di istanze nei confronti della PA o anche per le domande per partecipare ad esami per l’ottenimento di abilitazioni o per sostenere concorsi pubblici, non è più obbligatoria l’autenticazione firma. Si tratta insomma di una non irrilevante semplificazione burocratica, che certamente ha contribuito a rendere più fluido il rapporto tra cittadino e macchina amministrativa. In altri casi, come vedremo, permane invece la regola dell’autenticazione firma.

Quando può essere richiesta l’autenticazione firma? I casi pratici

L’autenticazione firma, in diverse situazione pratiche, permane e può dunque essere richiesta. Ecco quando:

  • istanze da presentare ai privati (e non, come detto sopra, ad uffici della PA o a gestori di pubblico servizio);
  • deleghe per l’ottenimento di benefici economici da parte di figure terze. Tipico il caso del figlio che, grazie all’autenticazione firma, può ritirare la pensione del genitore invalido che non può recarsi fisicamente all’ufficio delle Poste;
  • dichiarazioni sostitutive dell’atto di notorietà, ovvero dichiarazioni fornite dall’interessato, assumendosi la responsabilità di quanto espresso. Ne abbiamo parlato più ampiamente qui.

Sul piano strettamente linguistico, la legge vigente ci ricorda che non è applicato l’obbligo di autenticazione per documenti che non siano stati redatti in italiano, giacchè la lingua ufficiale del nostro Paese è ovviamente quest’ultima. Pertanto, per dar luogo ad autentica, il documento originale in lingua straniera dovrà di seguito avere un allegato in cui compare l’esatta traduzione (deve contenere il timbro “per traduzione conforme”), su cui far valere l’autenticazione firma.

Quali sono i soggetti abilitati all’autentica?

Non bisogna dimenticare che, in base alla legge, l’autenticazione firma non può essere richiesta da tutti, ma soltanto da coloro che:

  • hanno compiuto i 18 anni di età;
  • sono capaci di intendere e volere;
  • al momento dell’autenticazione, sono muniti di un documento di riconoscimento in corso di validità.

Le norme in materia, inoltre, stabiliscono quali sono le figure abilitate all’operazione di autenticazione firma con timbro:

  • un funzionario comunale, che sia stato incaricato dal Sindaco di un certo Comune e che sia competente nel ricevere la documentazione fornita dall’interessato;
  • il Sindaco, presso l’ufficio Anagrafe di un qualsiasi Comune italiano;
  • un cancelliere presso la cancelleria di tribunale;
  • un segretario comunale di un qualsiasi Comune italiano;
  • un notaio.

Autentica notarile e autentica amministrativa: differenza

La legge distingue tra due tipologie di autenticazione firma: quella amministrativa e quella notarile. In buona sostanza, l’autentica è diversa a seconda del soggetto che la svolge, ovvero un notaio oppure un Sindaco, cancelliere o segretario comunale. Ma la sostanza permane identica, e quindi lo scopo è sempre quello di acclarare la veridicità della sottoscrizione, dopo aver controllato l’identità dell’interessato all’operazione. Più nel dettaglio:

  • l’autentica notarile può essere esclusivamente svolta a favore di cittadini italiani e mira ad attestare l’autenticità sia della sottoscrizione, sia a verificare che il contenuto del documento o dei documenti che sono esibiti siano conformi alla legge, al buon costume e all’ordine pubblico;
  • l‘autentica amministrativa, invece, attesta la veridicità della mera firma, mentre l’efficacia di detta operazione non si estende anche ai dati inclusi nei documenti che includono la firma.

E’ intuibile dunque che se l’autentica amministrativa ha un valore minore, quella di tipo notarile ha un valore legale decisamente più forte poiché anche la documentazione resa dall’interessato, è stata oggetto di controllo: pertanto, l’origine di detti documenti è stata acclarata, mentre per l’autentica amministrativa è vera soltanto la firma apposta in calce, giacchè è stata verificata dal pubblico ufficiale abilitato, tramite controllo del documento di identità.

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Modalità e costi dell’operazione

Concludendo, vediamo di dare qualche informazione sulle spese e sulle modalità per ottenere detta autentica. L’interessato all’autenticazione firma deve presentare domanda o dichiarazione ad hoc, di persona, oppure con invio della stessa via web, fax o per posta, ponendo in allegato una fotocopia non autenticata di un documento di riconoscimento valido. L’autenticazione firma può essere domandata nell’ambito degli orari di ufficio e solitamente non occorre prenotarsi per ottenerla. Inoltre, si tratta di una celere procedura, poichè l’autentica viene rilasciata nell’identico giorno in cui è eseguita.

Sul piano dei costi, ricordiamo altresì che, in relazione allo scopo per cui si vuole ottenere l’autenticazione firma, quest’ultima può essere sottoposta o meno al pagamento dell’imposta di bollo: nel primo caso, andranno versati 0,52 euro per i diritti di segreteria; nel secondo caso (autentica senza obbligo di bollo), l’interessato dovrà pagare esattamente la metà. Si tratta, insomma, di cifre senza dubbio esigue.

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L'autore: Claudio Garau

Laureato in Legge presso l'Università degli Studi di Genova e con un background nel settore legale di vari enti e realtà locali. Ha altresì conseguito la qualifica di conciliatore civile. Esperto di tematiche giuridiche legate all'attualità, cura l'area Diritto per Termometro Politico.
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